Odoo: crear Leads automáticamente

Es un módulo adicional: se pide a soporte. Mirá Módulos adicionales.

Qué hace

• Cuando un lead entra a una etapa de tu embudo de Embu, crea en Odoo un Lead (o, si preferís, una Oportunidad).
• Cada lead se envía una sola vez, aunque después cambie de etapa o salga y vuelva a entrar.
• En Odoo queda con el asunto "Empresa - Tema", el nombre del contacto, el teléfono, el puesto, el vendedor, el equipo de ventas, una etiqueta y, en las notas internas, el resumen de la conversación, todo lo que el agente recolectó y un enlace a la conversación en Embu.
• Si la persona ya existe como contacto en Odoo (se busca por email o por teléfono), el Lead queda vinculado a ese contacto. Si hay dudas, por ejemplo varios contactos con el mismo teléfono, queda sin vincular y Odoo te ofrece crearlo o vincularlo cuando lo convertís en oportunidad.
• Un cliente que ya existía y vuelve a consultar genera un Lead nuevo: no se descarta por duplicado.
• Los datos que el agente dejó como "No informado" no se envían.

Antes de empezar

• Tené el módulo activado en tu cuenta (se pide a soporte) y ser administrador en Embu.
• Tu Odoo tiene que permitir la API externa. En Odoo Online, eso requiere el plan Custom.
• Tené instalada la app CRM. Si querés recibir Leads (y no oportunidades directas), activá la opción Leads en Odoo, en Configuración > CRM.
• Tené a mano la dirección de tu Odoo (por ejemplo, `https://tuempresa.odoo.com`), el nombre de la base de datos (en Odoo Online es la primera parte de la dirección) y el email con el que entrás.
• Si querés que los Leads lleven una etiqueta, por ejemplo EMBU, podés crearla antes en Odoo. Si no existe, Embu la crea.

Paso 1: crear la clave de API en Odoo

1. Entrá a Odoo con el usuario que va a quedar como responsable de la conexión. Puede ser el tuyo: no hace falta un usuario nuevo.
2. Hacé clic en tu nombre (arriba a la derecha) y entrá a Preferencias.
3. Abrí la pestaña Seguridad de la cuenta y tocá Nueva clave de API. Odoo te pide tu contraseña.
4. Ponele un nombre que la identifique, por ejemplo Embu.
5. En la duración, elegí la clave persistente (o la más larga que te permita Odoo).
6. Tocá Generar clave y copiala enseguida: Odoo la muestra una sola vez.

Paso 2: conectar Odoo en Embu

1. Entrá a Canales y abrí la pestaña Integraciones.
2. En la tarjeta Integración con Odoo, completá:
   • Dirección de Odoo: por ejemplo, `https://tuempresa.odoo.com`. Tiene que empezar con `https`.
   • Base de datos: el nombre de tu base.
   • Usuario (email): el email con el que entrás a Odoo.
   • Clave de API: la que copiaste en el paso anterior.
3. Tocá Conectar y verificar.

Si todo está bien, la tarjeta pasa a Conectado y muestra la dirección, la versión de Odoo y el nombre del usuario. La clave queda guardada y no se vuelve a mostrar.

Paso 3: elegir qué datos mandar

En la sección 1. Qué datos mandar a Odoo elegís de qué variable de Embu sale cada dato:

• Nombre de la empresa: va al asunto y al campo "Empresa" del Lead.
• Tema del asunto: se recorta a 70 caracteres. Por ejemplo, el producto o la aplicación que consultó.
• Nombre del contacto: si está vacío, se usa el nombre del lead.
• Puesto de trabajo: opcional.
• Resumen para las notas: si no elegís ninguno, se usa el resumen del lead.

Embu sugiere una variable para cada dato según su nombre; revisalas y cambialas si hace falta. El asunto queda como "Empresa - Tema". Todo lo demás que el agente recolectó se agrega en las notas del Lead.

Paso 4: elegir cuándo crear el Lead

En la sección 2. Cuándo crear el Lead en Odoo:

1. Tocá Agregar etapa.
2. En Cuando un lead entre a, elegí la etapa de tu embudo de Embu.
3. En Crear en Odoo como, elegí Lead (recomendado) u Oportunidad. Si elegís Oportunidad, elegí también la etapa en Odoo donde va a caer.
4. Elegí el equipo de ventas y el vendedor. Las listas salen de tu Odoo.
5. Dejá la etiqueta que quieras que lleven (por defecto, EMBU).
6. Tocá Guardar configuración.

Podés agregar más de una etapa, cada una con sus propios datos. Mirá Embudos y etapas.

Paso 5: enviar los leads que ya están en la etapa

Debajo de cada regla, Embu te dice cuántos leads ya están en esa etapa y todavía no se enviaron. Para mandarlos:

1. Tocá Enviar ahora.
2. Confirmá.

Se crean en Odoo en unos instantes (hasta 200 por vez). Los que entren a la etapa de ahí en adelante se envían solos, en menos de un minuto.

Seguir los envíos

Al final de la tarjeta, Últimos envíos muestra cada uno con su resultado:

• En cola: todavía no se procesó.
• Enviado · #número: se creó en Odoo; el número es el del Lead en Odoo.
• Error: se muestra el motivo, con un botón Reintentar.

En el lead de Embu queda además una nota: "Se creó el Lead en Odoo (#número)". Si Odoo no responde un momento, Embu reintenta solo varias veces antes de marcar el error.

Cosas para saber

• Se envía una sola vez. Si después cambiás datos del lead en Embu, no se actualizan en Odoo.
• Cambiar la clave o la conexión: tocá Editar conexión. La clave no se muestra: para cambiarla, pegá la nueva. Si la dejás vacía, se mantiene la actual.
• Desconectar: borra la clave guardada y se dejan de enviar leads. La configuración de etapas queda guardada.
• Si cambiaste equipos, vendedores o etapas en Odoo, tocá Actualizar en Últimos envíos para traer las listas de nuevo.
• Si la clave deja de servir (la eliminaron o venció), la tarjeta muestra un aviso rojo: entrá a Editar conexión y pegá una clave nueva.
• Los vendedores que aparecen son usuarios internos de Odoo.

Si algo no funciona

• "Odoo rechazó el usuario o la clave": revisá que el email sea el de tu usuario de Odoo y que la clave no esté vencida ni eliminada. Si hace falta, creá una nueva.
• "Esa base de datos no existe": revisá el nombre de la base. En Odoo Online es la primera parte de la dirección.
• No aparecen equipos o vendedores: tocá Actualizar. Si siguen sin aparecer, revisá que el usuario de la clave tenga acceso al CRM en Odoo.
• Un lead no llegó a Odoo: revisá Últimos envíos. Los leads que ya estaban en la etapa antes de guardar la configuración se mandan con Enviar ahora; solo los que entran después se envían solos.
• Cualquier otra cosa: escribinos a soporte con una captura del mensaje. Mirá Contacto y soporte.